Der ultimative Guide zur Inventur: Prozesse, Planung und digitale Lösungen

Die Inventur ist ein zentraler Bestandteil des Unternehmensalltags. Doch oft wird sie als mühselige und zeitaufwändige Pflichtaufgabe betrachtet. Dabei kann eine gut geplante Inventur nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch die Basis für strategische Entscheidungen schaffen. Hier kommt die digitale Lagerverwaltung von balmung ins Spiel. Mit durchdachten Prozessen und automatisierten Tools verwandelt balmung die Inventur in eine effiziente und stressfreie Aufgabe. In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie die Lagerverwaltung von balmung funktioniert und warum sie für eine erfolgreiche Inventur unverzichtbar ist.

1. Was ist eine Inventur und warum ist sie wichtig?

Die Inventur ist die systematische Erfassung aller Vermögenswerte eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Dokumentation der Bestände, zum Beispiel von Rohstoffen, Waren oder Maschinen. Doch eine Inventur hat weit über die Buchhaltung hinaus Vorteile:

• Präzision in der Bestandsführung: Vermeidung von Fehlbeständen oder Überlagerungen.

• Effizienzsteigerung: Optimierung von Lagerplätzen und Bestellprozessen.

• Planungssicherheit: Grundlage für strategische Entscheidungen.

Die Herausforderung dabei: Manuelle Inventuren sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Hier hilft eine digitale Lösung wie balmung, um diese Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.

2. Die Grundlagen der Lagerverwaltung in balmung

balmung ist eine webbasierte Unternehmenssoftware, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Die Lagerverwaltung ist ein integraler Bestandteil und bietet zahlreiche Funktionen, um Bestände effizient zu organisieren.

Bestandsübersicht und Standortmanagement

• Transparenz: Mit balmung kannst du alle Lagerbestände in Echtzeit überblicken. Jeder Artikel ist einem spezifischen Lagerplatz zugeordnet.

• Standorte: Du kannst mehrere Lagerstandorte und Lagerplätze verwalten, um eine strukturierte Organisation zu gewährleisten.

Automatisierte Bestellvorschläge

• balmung berechnet automatisch, wann ein Produkt nachbestellt werden sollte. Dabei können Mindestbestände und Zielbestände definiert werden.

• Bestellungen können direkt aus dem System bei Lieferanten ausgelöst werden.

Barcode-Integration

• Dank der Barcode-Funktion kannst du Artikel einfach scannen, um Bestände zu prüfen oder zu aktualisieren.

• Diese Funktion spart Zeit und minimiert Eingabefehler.

3. So funktioniert die Inventur mit balmung Schritt für Schritt

Schritt 1: Vorbereitung der Inventur

Bevor es losgeht, solltest du sicherstellen, dass alle Lagerbewegungen im System erfasst sind. balmung bietet hier praktische Funktionen:

• Sperren von Lagerbewegungen: Während der Inventur kannst du die Erfassung neuer Lagerbewegungen vorübergehend deaktivieren, um konsistente Daten sicherzustellen.

• Datenüberblick: Lade dir vorab eine Übersicht der aktuellen Lagerbestände aus balmung herunter. Das erleichtert die Planung.

Schritt 2: Erfassen der Bestände

Mit balmung wird die Zählung der Bestände zum Kinderspiel:

• Barcode-Scanner nutzen: Gehe mit einem Smartphone oder Tablet durchs Lager und scanne die Artikel. balmung aktualisiert die Bestände automatisch.

• Zähllisten: Falls du keine Barcode-Scanner nutzt, kannst du Zähllisten erstellen, die du nachträglich ins System einpflegen kannst.

Schritt 3: Abgleich der Bestände

Nach der Zählung zeigt balmung automatisch Abweichungen zwischen den Soll- und Ist-Beständen an. Diese kannst du direkt im System korrigieren:

• Automatische Korrektur: Fehlerhafte Einträge werden mit wenigen Klicks angepasst.

• Berichte: Generiere detaillierte Berichte über Abweichungen und dokumentiere diese für interne Zwecke oder externe Prüfungen.

Schritt 4: Abschluss der Inventur

Nach dem Abgleich und der Korrektur kannst du die Inventur abschließen. balmung archiviert alle Daten und erstellt auf Wunsch einen umfassenden Bericht:

• Archivierung: Alle Inventurdaten sind für spätere Analysen verfügbar.

• Berichterstellung: Erhalte ein exportierbares Dokument, das alle relevanten Informationen enthält.

4. Die Vorteile von balmung für die Inventur

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung vieler Prozesse sparst du wertvolle Zeit. Statt stundenlang Listen abzugleichen, erledigst du die Inventur mit balmung in einem Bruchteil der Zeit.

Fehlerreduktion

Manuelle Eingabefehler gehören der Vergangenheit an. Mit Funktionen wie Barcode-Scanning und automatischen Abgleichen minimierst du die Fehlerquote.

Echtzeitdaten

Da balmung alle Lagerbewegungen in Echtzeit erfasst, hast du stets den aktuellen Stand deiner Bestände im Blick. Das erleichtert nicht nur die Inventur, sondern auch die tägliche Lagerverwaltung.

Integration in andere Prozesse

Die Lagerverwaltung von balmung ist nahtlos mit anderen Modulen verbunden, wie z. B. der Buchhaltung und dem Kundenmanagement. Dadurch werden Inventur und Lagerverwaltung Teil eines größeren, harmonisierten Systems.

5. Fazit: Mit balmung wird die Inventur zur Nebensache

Die Inventur muss keine gefürchtete Aufgabe sein. Mit den digitalen Werkzeugen und Prozessen von balmung wird sie zu einem effizienten und stressfreien Bestandteil deines Unternehmensalltags. Von der Vorbereitung bis zum Abschluss bietet balmung alle Funktionen, die du brauchst, um deine Bestände zu verwalten und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. So bleibt dir mehr Zeit, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: den Erfolg deines Unternehmens.

Wenn du bereit bist, deine Inventur mit balmung auf das nächste Level zu heben!