5 Tipps, wie österreichische KMUs ihre Buchhaltung stressfrei gestalten können

Für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) in Österreich ist die Buchhaltung oft eine große Herausforderung. Zwischen Umsatzsteuervoranmeldungen, Belegverwaltung und Mahnwesen kann der Aufwand schnell überwältigend werden – besonders, wenn die Prozesse nicht optimal organisiert sind. Mit den richtigen Tools und einer durchdachten Strategie lässt sich die Buchhaltung jedoch erheblich vereinfachen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir fünf praktische Tipps, wie du mit moderner Buchhaltungssoftware, einer Cloud-ERP-Lösung und smarten Prozessen deine Buchhaltung stressfrei gestalten kannst.

Tipp 1: Nutze eine moderne Buchhaltungssoftware

Der erste Schritt zur stressfreien Buchhaltung ist die richtige Software. Viele KMUs setzen noch immer auf manuelle Prozesse oder veraltete Tools, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Eine moderne Buchhaltungssoftware wie die von balmung schafft hier Abhilfe.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware:

• Automatische Erfassung und Kontierung von Rechnungen.

• Direkte Verknüpfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit dem Zahlungseingang.

• Echtzeit-Übersicht über alle finanziellen Bewegungen.

Mit einer integrierten Lösung wie balmung hast du zudem den Vorteil, dass Buchhaltung nahtlos mit anderen Bereichen deines Unternehmens, wie ERP-Software oder Lagerverwaltung, verknüpft ist.

Tipp 2: Setze auf eine Cloud-ERP-Lösung

Für viele österreichische KMUs ist der Wechsel zu einer Cloud-ERP-Lösung ein entscheidender Schritt, um ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten.

Warum Cloud-ERP?

• Zugriff von überall: Egal, ob du im Büro, im Homeoffice oder unterwegs bist – mit einer Cloud-ERP-Lösung wie balmung kannst du jederzeit auf deine Buchhaltungsdaten zugreifen.

• Sicherheit: Alle Daten werden automatisch gesichert und sind vor Verlust geschützt.

• Flexibilität: Du kannst Rechnungen direkt vom Smartphone hochladen oder Zahlungen prüfen, ohne an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein.

Die zentrale Speicherung aller Daten in der Cloud sorgt zudem dafür, dass du immer mit den aktuellsten Informationen arbeitest – eine enorme Erleichterung, besonders bei der Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater.

Tipp 3: Automatisiere Routineaufgaben

Manuelle Arbeiten wie das Erfassen von Belegen oder das Versenden von Mahnungen sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware kannst du viele dieser Aufgaben automatisieren:

Beispiele für Automatisierungen:

• Rechnungsbuchung: Eingehende Rechnungen werden automatisch gelesen und kontiert.

• Mahnungslauf: Das System erkennt überfällige Zahlungen und verschickt Mahnungen automatisch.

• Umsatzsteuervoranmeldung: Mit einer ERP-Software wie balmung kannst du die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung auf Knopfdruck generieren und direkt an FinanzOnline übermitteln.

Durch Automatisierung sparst du nicht nur Zeit, sondern schaffst auch Kapazitäten für wichtigere Aufgaben in deinem Unternehmen.

Tipp 4: Schaffe eine klare Struktur

Eine klare Struktur ist essenziell, um den Überblick über deine Buchhaltung zu behalten. Viele KMUs verlieren wertvolle Zeit, weil Belege und Rechnungen schlecht organisiert sind. Mit einer durchdachten Struktur und der richtigen Software kannst du dieses Problem leicht lösen.

So schaffst du Ordnung:

• Zentrale Belegverwaltung: Lade alle Belege direkt in deine Cloud-ERP-Lösung hoch, wo sie automatisch kategorisiert werden.

• Einheitliche Prozesse: Definiere klare Workflows für die Rechnungsprüfung, Freigabe und Buchung.

• Übersichtliche Dashboards: Mit balmung kannst du auf einen Blick sehen, welche Rechnungen noch offen sind, welche Zahlungen ausstehen und wie deine aktuelle Liquidität aussieht.

Tipp 5: Arbeite eng mit deinem Steuerberater zusammen

Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist für österreichische KMUs unverzichtbar – doch sie wird oft durch schlechte Vorbereitung oder unübersichtliche Daten erschwert. Mit balmung als ERP-Software und Buchhaltungssoftware kannst du die Arbeit deines Steuerberaters erheblich erleichtern.

Wie balmung hilft:

• BMD-Kompatibilität: Alle Buchhaltungsdaten können im BMD-Format exportiert werden, was die Arbeit deines Steuerberaters enorm vereinfacht.

• Vollständige Daten: Durch die Integration von Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Lagerverwaltung sind alle Daten vollständig und korrekt.

• Effiziente Kommunikation: Über die Cloud können Steuerberater direkt auf relevante Daten zugreifen, ohne dass du Belege per E-Mail oder Post verschicken musst.

Eine gute Vorbereitung spart nicht nur deinem Steuerberater Zeit, sondern reduziert auch die Kosten für dich.

Fazit: Buchhaltung muss kein Stressfaktor sein

Die Buchhaltung ist für KMUs ein entscheidender Bereich – doch sie muss kein Stressfaktor sein. Mit den richtigen Tools und Strategien kannst du deine Buchhaltung effizienter, übersichtlicher und stressfreier gestalten.

balmung bietet dir alles, was du dafür brauchst: Eine moderne Buchhaltungssoftware, eine leistungsstarke Cloud-ERP-Lösung und eine umfassende ERP-Software, die alle Bereiche deines Unternehmens miteinander verbindet.

Teste balmung noch heute und bringe deine Buchhaltung auf das nächste Level!